科研是鐵,儀器是鋼。儀器設(shè)備是科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新的基本工具,也是物理、化學(xué)、材料、生命科學(xué)等實(shí)驗(yàn)科學(xué)“吃飯的家伙”。為了幫助大家加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的使用管理,根據(jù)科學(xué)儀器設(shè)備檔案建檔規(guī)范的要求,結(jié)合實(shí)際情況,長(zhǎng)沙艾克賽普儀器設(shè)備有限公司整理出以下實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備使用管理辦法。
一、管理要求和管理職責(zé)
1、科研儀器設(shè)備的建檔工作需納入單位的日常管理工作中,與科研儀器設(shè)備的計(jì)劃管理、采購(gòu)供應(yīng)和運(yùn)行維護(hù)等管理工作同步進(jìn)行。
2、科研儀器設(shè)備檔案應(yīng)真實(shí)、完整地反映科研儀器設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理、維修、改造等全過(guò)程。
3、單位分管職責(zé):保證單位科研儀器設(shè)備建檔及檔案管理工作所需的工作條件,定期檢查和研究解決儀器設(shè)備建檔及其檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題。
4、設(shè)備管理部門(mén)職責(zé):負(fù)責(zé)組織科研儀器設(shè)備自調(diào)研立項(xiàng)至報(bào)廢前的所有文件和技術(shù)材料的收集、整理、立卷并歸檔,按期將運(yùn)行維護(hù),年度報(bào)告等跟蹤材料及時(shí)歸檔。
二、建檔原則與歸檔標(biāo)準(zhǔn)
1、單位所有科研儀器設(shè)備均應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)資產(chǎn)管理要求建立嚴(yán)格的臺(tái)帳管理制度,確保帳物相符。
2、直接用于從事科研活動(dòng)的儀器設(shè)備,其中標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備單臺(tái)(套)價(jià)值在人民幣萬(wàn)元以上的必須建檔。
三、歸檔范圍
?。ㄒ唬┛蒲袃x器設(shè)備采購(gòu)階段
1、科研儀器設(shè)備選型論證材料(可行性研究報(bào)告等);
2、科研儀器設(shè)備購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)單;
3、購(gòu)置“科研儀器設(shè)備”的批復(fù)文件;
4、機(jī)電設(shè)備進(jìn)出口職能部門(mén)審批文件或復(fù)印件;
a.機(jī)電設(shè)備進(jìn)口登記表;
b.進(jìn)口許可證;
c.最終用戶與用途說(shuō)明;
d.代理協(xié)議的付款通知書(shū)。
5、對(duì)外貿(mào)易商務(wù)簽約“合同”(外貿(mào)合同書(shū));
a.報(bào)價(jià)單和合同附件;
b.技術(shù)協(xié)議;
c.商務(wù)技術(shù)談判備忘錄。
6.進(jìn)口科研儀器設(shè)備申請(qǐng)“海關(guān)減免稅”文件;
7.海關(guān)批準(zhǔn)“進(jìn)口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅”證明;
8.海關(guān)報(bào)關(guān)單;
9.進(jìn)口設(shè)備空運(yùn)單、海關(guān)提單、運(yùn)輸保險(xiǎn)單。
?。ǘ┛蒲袃x器設(shè)備驗(yàn)收階段
1.設(shè)備到貨裝箱單、開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄與破損記錄(照片);
2.設(shè)備使用說(shuō)明、安裝手冊(cè)、操作手冊(cè)、質(zhì)保書(shū)、合格證、隨機(jī)技術(shù)資料;
3.商檢局檢驗(yàn)結(jié)果單、進(jìn)口商品檢驗(yàn)申請(qǐng)單等;
4.進(jìn)口商品質(zhì)保期間內(nèi)故障報(bào)告單;
5.商檢局出具品質(zhì)、數(shù)量證書(shū);
6.進(jìn)口商品對(duì)外索賠、維修,更換貨物出口報(bào)關(guān)單;
7.儀器設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)安裝和調(diào)試記錄;
8.儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;
9.儀器設(shè)備專業(yè)貨款結(jié)算發(fā)票憑證;
10.設(shè)備管理部門(mén)固定資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收單;
11.儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理檔案建檔卡片臺(tái)帳登記表。
?。ㄈ┛蒲袃x器設(shè)備使用運(yùn)行階段
1.科研儀器設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料檔案材料目錄;
2.科研儀器設(shè)備操作規(guī)程;
3.科研儀器設(shè)備使用管理規(guī)定;
4.科研儀器設(shè)備使用維修計(jì)劃;
5.科研儀器設(shè)備故障維修更換部件記錄報(bào)告;
6.科研儀器設(shè)備定期檢查、校驗(yàn)(標(biāo)定)記錄。
四、建檔與整理要求
1、從設(shè)備購(gòu)置到設(shè)備驗(yàn)收(設(shè)備到質(zhì)保期滿)過(guò)程中的管理性文件和技術(shù)性文件,均由設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、積累(科研儀器設(shè)備使用部門(mén)形成的相關(guān)文件材料并入設(shè)備管理部門(mén)),經(jīng)整理、立卷后歸檔。
2、設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料以及設(shè)備開(kāi)箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大、中型設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收必須有設(shè)備管理人員參加,監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)材料的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作。
3、設(shè)備使用單位要認(rèn)真做好設(shè)備到貨前后、運(yùn)行的文字材料形成、積累和歸檔工作。做好設(shè)備技術(shù)材料整理歸檔,為今后設(shè)備的使用、維修、改造做到動(dòng)態(tài)跟蹤管理。及時(shí)提交相關(guān)記錄補(bǔ)充建檔,確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4、設(shè)備文字材料須使用規(guī)定書(shū)寫(xiě)工具填寫(xiě)、字跡工整,圖樣清晰。
5、設(shè)備文字材料歸檔保存時(shí)原則上應(yīng)為原件。重要和經(jīng)常使用的文件材料應(yīng)酌加副本。
6、設(shè)備建檔由設(shè)備管理部門(mén)實(shí)行初步立卷的原則。設(shè)備驗(yàn)收完成和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后,資產(chǎn)管理部門(mén)的專(兼)職人員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備所有文件材料整理組卷。
7、將購(gòu)置設(shè)備文件及管理文件放入首卷,其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度,依次系統(tǒng)排列。卷內(nèi)的文件材料應(yīng)按文字材料在前,圖表在后的順序排列。
8、設(shè)備文件材料采用卷盒的保管形式,圖件按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。引進(jìn)設(shè)備文件的材料可裝卷盒或按其自然狀態(tài)保管。
9、對(duì)按卷管理的設(shè)備檔案組卷后應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面均為一頁(yè),每卷頁(yè)號(hào)從1開(kāi)始編寫(xiě),頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的上角;對(duì)按件管理的設(shè)備檔案,每件應(yīng)加裝軟卷皮,逐項(xiàng)認(rèn)真填寫(xiě)并加卷內(nèi)順序號(hào);對(duì)不裝訂文件裝盒的歸檔材料,在每件文件右上角加蓋上有檔號(hào)、件號(hào)的戳記章,并逐項(xiàng)填齊內(nèi)容。
10、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。歸檔的案卷應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄可打印或使用規(guī)定書(shū)寫(xiě)工具正楷填寫(xiě),字跡要工整、清晰,頁(yè)面要整潔,不得涂改。
案卷備考表中應(yīng)寫(xiě)明本案卷圖紙和文件材料的總頁(yè)數(shù),并對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確程度、損壞、缺少情況加以說(shuō)明。案卷內(nèi)的圖紙和文字材料需要變更、修改時(shí),由檔案管理人員及時(shí)在備考表上注明。
11、設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料應(yīng)歸檔,需要使用時(shí)可辦理借閱,存檔時(shí)應(yīng)放人特殊載體檔案的專柜保管,并按要求標(biāo)明參見(jiàn)號(hào)。
12、設(shè)備文件材料保管期限的確定原則:設(shè)備文件材料的價(jià)值作為設(shè)備的組成部分而存在,其保管期限與設(shè)備共存。
五、設(shè)備檔案的管理和借閱
1、設(shè)備管理部門(mén)和課題組應(yīng)隨時(shí)收集設(shè)備在使用和運(yùn)行中形成的文件和工作記錄,根據(jù)設(shè)備管理情況對(duì)檔案進(jìn)行必要的補(bǔ)充。
2、對(duì)已歸檔的設(shè)備檔案,一般不允許更改。如確需更改,科技人員需提出更改內(nèi)容和理由,填寫(xiě)更改申請(qǐng)書(shū),經(jīng)設(shè)備使用部門(mén)負(fù)責(zé)人或設(shè)備管理部門(mén)批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行修改。
3、設(shè)備檔案材料未歸檔前,一般不外借。設(shè)備檔案一般只允許設(shè)備使用單位的人員借閱;非使用單位人員因工作需要借閱有關(guān)檔案,需經(jīng)設(shè)備管理部門(mén)同意后在所在地閱覽。
以上就是實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備如何使用檔案管理的辦法。如果您對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備有需求,歡迎致電長(zhǎng)沙艾克賽普儀器設(shè)備有限公司:,我們的工程師將為你提供的測(cè)試方案。Accexp是一家專注于儀器工控設(shè)備、測(cè)試方案系統(tǒng)集成的科技企業(yè)。作為專業(yè)的儀器儀表公司及測(cè)控集成ATE提供商,多年來(lái)堅(jiān)持自主研發(fā)創(chuàng)新,結(jié)合引進(jìn)代理的優(yōu)質(zhì)儀器設(shè)備,致力于提供更科學(xué)智能的軟硬件測(cè)試方案。
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